this is me

Etika dalam ber-email & sms-ria

Ini katanya jamannya informasi! Dimana komunikasi kita dengan orang lain tidak akan lagi dibatasi oleh ruang dan waktu. Ruang artinya dimanapun kita berada, kita bisa dihubungi dan menghubungi orang lain. Waktu artinya kecepatan, tinggal pencet send langsung nyampe pesannya. Inilah berkat kecanggihan teknologi internet dan komunikasi mobile terciptalah surat elektronik (Email) dan SMS

Bagi sebagian besar orang, email dan sms menjadi berkah sekaligus bencana. Email dan sms dapat menghemat biaya komunikasi, terutama pada orang-orang yang jarang berhubungan dengan kita. Namun, dapat membuat kita menderita dengan menerima banjir “spam email” dan iklan2 SMS.

Bagaimanapun, dalam melakukan korespondensi pribadi, kita seyogyanya tetap bersopan-santun untuk menjaga hubungan baik. Melalui tulisan ini saya ingin membagikan rangkuman dan pengembangan tulisan Zoran Todorovich: The Top 10 E-mail Courtesy Suggestions agar bisa diterapkan dalam email maupun SMS. Bayangkan kalo kita membalas email yang penting atau berhubungan dengan bisnis tapi menjawabnya ngawur.. woow bisa di-KO kita🙂

Arti:

  • Email: singkatan dari Electronic Mail artinya sarana kirim mengirim surat melalui jalur internet
  • SMS: Short Messages Service artinya layanan pesan singkat melalui media electronic mobile seperti handphone dan pager.

Plus Minus email dan sms:

  • Cepat [ sangat cepat ] karena hanya perlu beberapa menit [ ketik dan send ]
  • mudah [ karena kita cukup mengetik di komputer atau ponsel]
  • multiple send [ dapat mengirim ke beberapa orang sekaligus ]
- dapat mengirim file [ attachment seperti file doc, excel, mp3, gambar, video dll
- kapan saja dan dimana saja [ tidak ada perbedaan lokasi dan waktu ]
- biaya lebih murah
  • harus online [ connect ke internet ]
  • cuman text , gambar dan video  yang dapat dikirim [tidak bisa kirim paket / barang]
  • tidak connect internet dan check maka kita tidak akan tahu yang kita kirim sudah dibalas atau belum
  • harus ingat username dan password
  • ladang virus juga bagi yang tidak mengerti.

Saran bersopan santun dalam ber-email dan sms ria:

Pertama sekali:

  • buatlah nama email yang sederhana dimana bisa cukup mempresentasikan diri kita sendiri, saya menyarankan menggunakan nama aseli. Jangan terlalu panjang dan jangan pake nama yang aneh2.
  • pilihlah layanan email gratis yang berkualitas
  • Jangan ikuti sembarang milist (mailing list) dan forum, telitilah dan pelajari terlebih dahulu
  • Jangan sembarangan memberi alamat email pada sembarangan orang dan situs
  • Jika perlu buatkan 2 account email, satu pribadi dan satu untuk umum
  • Untuk SMS: jangan sembarangan mengikuti sayembara2 dan layanan pesan yang aneh2

1. Organisir susunan email

  • Buatlah folder sesuai dengan kebutuhan misalnya anda mengikuti beberapa milist, susunlah folder sesuai dengan namanya (facebook, forum diskusi kreatif, fotografi dll). Ini akan sangat membantu dalam mengorganisir email pribadi kita.
  • Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus tanda yang biasanya muncul. Seperti tanda “>” dsb

2. Subject & attachment

  • Jangan lupa untuk menuliskan subject yang jelas ketika mengirimkan surat kita, karena akan sangat membantu penerima surat untuk mengetahui garis besar isi surat yang diterimanya dan email tanpa subject bisa dikategorikan ‘spam’
  • Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan berubah dari aslinya, namun “subject” atau judul email belum juga diganti. Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila “subject” disesuaikan dan dapat mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.
  • Jika mengirimkan attchment, luangkanlah waktu sedikit untuk menulis pesan, judul subject dan judul attachment. Karena dengan demikian penerima surat akan merasa lebih nyaman menerima surat
  • Besar attachment diusahakan tidak lebih dari 2MB, jika memang filenya besar gunakan piranti pendukung lainnya seperti yousendit, rapidshare, ziddu dll

3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu.

  • Beberapa program email secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu bila anda sedang membalas/mereplynya. Ada baiknya anda menghapus pesan tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang benar-benar anda anggap perlu.

4. Jangan teruskan surat berantai dan konten yang tidak perlu

  • Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi anda sebuah email tentang humor atau cerita-cerita, kemudian meminta anda untuk meneruskannya dengan segera pada 10 teman anda yang lain, atau bila tidak maka anda akan ketiban sial. Mengapa anda juga bermaksud mengganggu dan membuat orang lain jengkel bila anda meneruskan email semacam ini? Hapus saja dengan menekan tombol “delete”
  • Dan juga bila anda menemukan konten dan artikel yang anda sangka berguna untuk orang lain jangan buru-buru dikirimkan tapi pelajarilah terelebih dahulu siapa penulisnya, apa latar belakangnya, apa isi sebagian besar webnya. Karena jika tidak anda pelajari dulu bisa jadi surat anda menjadi surat berisi konten yang tidak menyenangkan bahkan menganggu pembacanya

5. Hormati privacy orang lain.

  • Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email ke sejumlah orang yang mungkin satu-sama-lain tidak saling mengenal, gunakan “bcc” atau “blind carbon copy ” agar alamat-alamat email mereka tidak saling diketahui. Bila anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbang – kan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima spam.

6. Jangan melakukan spam.

  • Mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat email yang mereka dapat dari “forwarded email”, kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam.

7. Jangan berteriak-teriak.

  • Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol “Caps Lock”) dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan. Orang mungkin menganggap anda sebagai pengguna internet yang tidak baik, atau tidak sopan sama sekali.
  • Intonasi dari surat adalah melalui penulisan huruf besar dan kecil contoh:‘mau kemana kamu?’ bandingkan dengan ‘MAU KEMANA KAMU?’ beda kan rasanya? ‘aku percaya kok…’  vs  ‘AKU PERCAYA KOK!’

8. Jangan mudah “terbakar”, over-reaksi, atau terburu-buru menghapus suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan baik.

  • Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita merespon atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian menulis balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan keburu anda kirim email tersebut. Simpanlah dulu dalam “draft folder” selama beberapa hari untuk dibaca ulang. Banyak persahabatan yang hancur gara-gara terburu-buru menanggapi suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan bijaksana.

9. Bersabarlah dalam menunggu “reply”.

  • Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak membalas email anda dengan segera. Masih banyak orang yang men-cek email mereka seminggu sekali.

10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda
anggap lucu.

  • Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.
  • Jangan lupa: Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita forward -kan dan kepada siapa kita mem-forwardkan suatu email. Tidak semua orang setuju atau suka dengan materi yang kita forwardkan. Untuk orang-orang tertentu, subyek-subyek tertentu (yang kita anggap lucu dan menarik atau ringan) bisa jadi sangat sensitif dan serius!!

(diadaptasi dari The Top 10 E-mail Courtesy Suggestions, Zoran Todorovich)

tambahan dari ane:

11. Copy

  • bila perlu kita bisa mengirimkan tembusan surat kita kepada orang lain melalui CC dan BCC
  • Selain to:, kita bisa mengirimkan tembusan terlihat melalui CC (Carbon Copy)
  • Bila ingin tembusan kita tidak terlihat karena alasan privacy bisa menggunakan BCC (Blin Carbon Copy)

12. Hangatkan suasana dengan menyebut nama, ucapkan terima kasih dan gunakan ikon smiley

  • Ini sudah jarang dilakukan dalam penulisan email terutama sms, maksudnya adalah ketika kita menulis surat selayaknyalah kita memanggil nama orang yang kita tuju dengan sebutan nama atau panggilan seperti: pak, bu, om, tante, mas, mbak, miss atau diikuti namanya misalnya pak budi, om candra dll
  • contoh: kalo gini rasanya gimana: KAMU DIMANA?? – gini lebih enak ya: “kamu dimana? -nah kalo gini kayaknya lebih akrab dan hangat: kamu dimana ton?🙂
  • Dan jangan lupa menuliskan nama kita sebagai penutup surat
  • Dan penting untuk mengucapkan terima kasih untuk balasan surat. Apalagi didalam surat balasan tersebut terkandung informasi yang kita perlukan dari rekan kita
  • Ikon smiley =🙂 sangat bermanfaat untuk mencairkan suasana. Saran saya gunakanlah ikon ini dengan tepat, karena ada juga yang menggunakannya tidak untuk mencairkan suasana tapi untuk menyindir bahkan untuk menunjukan kemarahannya, misal: “iya iya.. aku tau bukan kamu yang nyolong hpku :D” ato: “Dasar maling!!!!😀 “

Kenapa ini perlu dilakukan? inilah etika bertulis surat melalui email dan sms, kita punya latar belakang budaya timur yang menjunjung tinggi etika dan sopan santun.

Tips terakhir: cobalah untuk tidak mengutarakan unek2 pribadi yang memancing reaksi negatif dari orang-orang. Karena sebuah kata-kata atau kalimat akan menimbulkan sudut pandang yang berbeda2 dari setiap orang, bisa jadi ada orang yang suka dengan apa yang kita tulis tapi pasti ada yang tidak suka bahkan marah dengan tulisan kita. Bila ada permasalahan usahakanlah untuk bertemu dengan yang bersangkutan bukan menuliskannya di social media web. Saya sudah mengalami berkali2 tentang tulisan negatif  di web maupun SMS, tapi setelah bertemu diawali dengan sebuah senyuman ternyata bukan begitu yang dimaksudkan di web maupun SMS. Jadi tulislah sesuatu yang mendatangkan energi positif dari orang lain. Sip?

Selamat mencoba…🙂

2 responses

  1. nana

    kenapa aq baru baca sekarang ya???

    tapi emang sudah seharusnya kalo ngirim email/ sms dengan aturan yang jelas…
    hehehehe…

    August 31, 2011 at 19:44

  2. in

    that’s right

    August 19, 2012 at 13:05

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s